Nel processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione e non solo, si è diffuso enormemente l’uso della firma digitale. Si tratta di uno strumento davvero molto comodo che consente di eliminare tutti i passaggi legati:

  • alla carta stampata;
  • alle code presso gli sportelli pubblici;
  • alla spedizione di plichi contenenti documenti cartacei da un capo all’altro del globo.

Con la firma digitale è notevole sia il risparmio di tempo sia di costi, innanzitutto in termini di minor impatto ambientale.
Vediamo allora cos’è e come funziona la firma digitale.

Cos'è la firma digitale

La firma digitale ha la stessa valenza della firma tradizionale ma si tratta di un codice crittografato depositato su un server. In altre parole, coincide con un identificativo univoco a disposizione del singolo individuo firmatario che, mediante una connessione internet, firma il documento inserendo un codice PIN crittografato che vale a tutti gli effetti come sostituto della firma a penna.

Firma digitale: valenza legale

La firma digitale garantisce al documento:

  • Autenticità: il codice apposto assicura l’identità del firmatario che, così, si assume tutte le responsabilità previste dal documento firmato;
  • Integrità: dopo l’apposizione della firma, il documento non sarà più modificabile;
  • Non ripudio: il soggetto firmatario non può disconoscere la sua firma dopo la sottoscrizione del contratto mediante firma digitale.

I documenti per cui è ammesso l’uso della firma digitale sono dei più vari: dal bilancio aziendale alla fattura elettronica, tutta la documentazione relativa alle pratiche INPS, all’Agenzia delle Entrate, alle Camere di Commercio e alla Pubblica Amministrazione in generale.

Firma digitale: soggetti responsabili

Il funzionamento della firma digitale è molto complesso perché risponde a vincoli molto stringenti in fatto di sicurezza informatica. In linea di principio, la legge prevede che vi siano tre soggetti:

  • un intermediario abilitato che gestisce le pratiche di gestione e rilascio del codice crittografato;
  • un cittadino italiano richiedente la registrazione e il deposito della sua firma digitale;
  • la controparte contrattuale che offre la sottoscrizione di un documento in formato elettronico.

Firma digitale come funziona

In pratica funziona così: l’Agenzia per l’Italia Digitale abilita servizi come Actalis, Aruba PEC, Poste Italiane, ecc. alla gestione di tutto l’iter di assegnazione della firma digitale. A questo punto, un cittadino deve rivolgersi di persona e munito di Carta d’Identità presso una di queste agenzie abilitate per la compilazione delle pratiche di rilascio.

Dopo aver verificato l’identità del soggetto richiedente, l’agenzia elabora un codice che identifica pubblicamente il firmatario, poi gli conferisce un PIN segreto collegato al codice pubblico. Il codice pubblico equivale alla firma su carta ed è depositato nella Carta Nazionale dei Servizi, per capire meglio, lo possiamo paragonare al Codice Fiscale.

Per firmare un contratto elettronico, il cittadino appone sul documento il PIN segreto che vale come volontà di sottoscrizione. Poiché i due codici sono collegati, il PIN segreto farà apparire sul documento il codice pubblico identificativo e il documento sarà firmato.

A questo punto, la controparte verifica che il codice pubblico che appare in firma digitale corrisponda effettivamente al sottoscrittore del contratto. Da questo momento il documento ha piena valenza legale ed è vincolante fra le parti.